Август 2017 г.

В связи с внесением изменений в федеральный закон № 54 ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием электронных средств платежа» (далее Закон № 54 ФЗ) в конфигурацию программного продукта «1С: Бухгалтерия государственного учреждения 8» были добавлены новые возможности в части поддержки работы с новым типом оборудования ККТ с передачей данных через ОФД.

В данной статье рассмотрим каким образом отражать данные изменения и в чем преимущества редакции 2.0 по сравнению с редакцией 1.0 в части учета розничных продаж и механизмов формирования чеков ККМ.

Ранее в одной из наших статей, а именно в статье «Отражение положений закона № 54-ФЗ в программном продукте «1С: Бухгалтерия государственного учреждения 8». редакция 2.0» от 10 апреля 2017 г. уже был рассмотрен порядок применения положений закона № 54-ФЗ и даны рекомендации по подключению контрольно-кассовой техники в программе. Поэтому уделим больше внимания формированию кассового чека при осуществлении денежных расчетов в программе, а также рассмотрим особенности и нюансы заполнения новых справочников и документов по учету розничных продаж в редакциях 1.0 и 2.0 программного продукта «1С: Бухгалтерия государственного учреждения 8».

В редакции 1.0 существует только один способ формирования кассовых чеков при осуществлении денежных расчетов, предполагающий формирование кассового чека из документов «Приходный кассовый ордер» и «Расходный кассовый ордер». Именно в этих документах реализована возможность печати чеков на ККТ с передачей данных в соответствии с новыми требованиями. При этом на каждый чек, который необходимо напечатать, придется каждый раз создавать новый документ «Приходный кассовый ордер» / «Расходный кассовый ордер», что в свою очередь усложняет работу и приводит к меньшей эффективности рабочего процесса. В редакции 2.0 все намного проще, чтобы в этом убедиться рассмотрим два способа формирования кассовых чеков. Первый способ в точности такой же, как и в первой редакции программы с незначительными изменениями. Второй способ значительно проще, он заключается в том, что для печати кассовых чеков предусмотрен отдельный документ «Чеки ККМ», в который добавляется список необходимой для печати в чеке номенклатуры. В этом случае не придется каждый раз создавать документ «Приходный кассовый ордер». Еще одним новшевством является документ «Отчет по кассовой смене», который заполняется автоматически и позволяет увидеть выручку, сумму для сдачи в кассу, все реализованные товары/услуги (работы), а также все пробитые кассовые чеки за смену. На его основании можно создать документы «Приходный кассовый ордер и «Расходный кассовый ордер».

Рассмотрим подробнее все вышеперечисленные способы формирования кассовых чеков в программе, начнем с редакции 1.0.

Формирование и печать кассового чека при осуществлении денежных расчетов в редакции 1.0

В конфигурацию ПП «1С: Бухгалтерия государственного учреждения» ред. 1.0, начиная с релиза 1.0.46.2, были внесены изменения в документы «Приходный кассовый ордер» и «Расходный кассовый ордер» в частности были добавлены закладки «Чек ККМ», заполнение которых рассмотрим позже.

Кроме того, был добавлен справочник «Кассы ККМ» и документ «Кассовая смена».

Справочник «Кассы ККМ» содержит информацию о кассах учреждения, в качестве которых учреждения могут использовать денежные ящики контрольно-кассовых машин (ККМ). В карточке кассы содержаться сведения, необходимые для формирования информации в чеках, пробиваемых на данной ККМ

Документ «Кассовая смена» предназначен для хранения данных кассовой смены, которые были получены во время открытия и закрытия кассовой смены.

Чтобы понимать, каким образом использовать данные документы, рассмотрим алгоритм применения расчетов с возможностью печати чеков ККМ.

Для записи данных чека необходимо открыть кассовую смену. Воспользуемся документом «Кассовая смена», который находится в меню «Сервис – Торговое оборудование – Кассовая смена». В шапке списка документов требуется выбрать кассу ККМ, пример заполнения которой представлен на рис. 1. Для того чтобы передать чек в электронном виде покупателю, необходимо установить флажок «Электронный чек (Email) передается программой «1С»». Кроме этого в шапке списка выбора также требуется выбрать модель кассы.

 

Рис. 1

После заполнения реквизитов кассы ККМ и ее модели можно открыть кассовую смену, для этого предназначена кнопка «Открыть смену» (рис. 2). Сначала необходимо выбрать учреждение, затем кассу, так как касса привязана к учреждению. При открытии кассовой смены на закладке «Основные данные» автоматически проставляется статус «Открыта», и дата начала открытия смены.

На закладке «Фискальные данные» документа «Кассовая смена» можно увидеть номер смены и количество фискальных данных за смену.

Рис.2

Печать чеков осуществляется в документах «Приходный кассовый ордер» и «Расходный кассовый ордер». Стоит также отметить, что печать чеков возможна только с видами операций:

• «Поступление доходов от покупателей (205 20-30,70-80; 209 70)» - ПКО;
  
• «Поступление доходов от розничных продаж (401 10 130)» - ПКО;
  
• «Возврат доходов покупателям (205 20-30,70-80; 209 70)» - РКО;
  

На закладке «Чек ККМ» необходимо выбрать кассу из справочника «Кассы ККМ» (рис.3).

Рис. 3

Для того чтобы в чеке выводилось наименование работ/товаров, в табличной части закладки «Чек ККМ» необходимо выбрать документ – основание чека. Сначала следует выбрать тип документа, как показано на рис. 4.

Рис.4

После выбора типа документов необходимо добавить соответствующий документ в табличную часть. При этом все товары/услуги, которые указаны в документе-основании, например, в документе  «Акт об оказании услуг», будут также указаны в чеке. В табличную часть можно добавить несколько документов-оснований.

В поле «Email» вручную указывается адрес электронной почты покупателя, причем до момента печати чека, так как, в соответствие с законом № 54-ФЗ, покупатель предоставляет адрес электронной почты продавцу до момента расчета (рис.5).  При этом, как отмечалось выше, должен быть установлен флажок «Электронный чек (Email) передается программой «1С»» в справочнике «Кассы ККМ».

Рис. 5

После заполнения всех данных на закладке «Чек ККМ» следует заполнить документ на основании чека, то есть документа-основания, тогда табличная часть закладки «Бухгалтерские записи» заполнится автоматически.  Для этого предназначена кнопка «Заполнить документ по чеку ККМ» (рис.6).

Рис.6

На закладке «Реквизиты печатной формы» следует корректно заполнить все необходимые реквизиты, в том числе НДС, так как информация будет отображаться не только в чеке, но и будет отправлена в ОФД (рис. 7).

Рис.7

По завершении всех операций необходимо закрыть кассовую смену, для этого необходимо найти текущую кассовую смену (меню Сервис - Торговое оборудование - Кассовая смена) и нажать кнопку «Закрыть смену» (рис.8).

Рис.8

Для снятия на фискальном регистраторе отчета кассовой смены без гашения предназначена обработка «Отчет кассовой смены без гашения» (меню Сервис – Торговое оборудование – Работа с ККМ), которая применяется для смены кассовой ленты, проверки данных в течение дня, сбора данных для инкассации и т.д. (рис.9)

Рис.9

Таким образом, для реализации кассовых операций с возможностью печати чеков в ПП «1С: Бухгалтерия государственного учреждения» редакции 1.0 необходимо сделать следующее:

• Открыть кассовую смену (меню Сервис - Торговое оборудование - Кассовая смена);
  
• В документах «Приходный кассовый ордер» и «Расходный кассовый ордер»:
  
• заполнить документы-основания на закладке «Чек ККМ»;
• на основании этих документов заполнить табличную часть закладки «Бухгалтерские записи»;
• проверить реквизиты закладки «Реквизиты печатной формы».
• Закрыть кассовую смену (меню Сервис - Торговое оборудование - Кассовая смена), при необходимости распечатать отчет кассовой смены без гашения (меню Сервис – Торговое оборудование – Работа с ККМ) 

Формирование и печать кассового чека при осуществлении денежных расчетов в редакции 2.0.

Так как закон №54-ФЗ внес значительные изменения в порядок применения ККТ, в ПП «1С: Бухгалтерия государственного учреждения» редакции 2.0 также реализована поддержка данных изменений.

Начиная с версии 2.0.48.50, в конфигурации появился новый блок «Учет розничных продаж», который находится в разделе «Денежные средства» (рис.10).

Рис.10

В редакции 2.0 также можно применить алгоритм формирования документов по кассовым операциям с возможностью печати чеков, рассмотренный ранее в редакции 1.0, но кроме этого есть и другой, более простой и удобный способ, который занимает значительно меньше времени.

Способ 1

Для начала, как и в редакции 1.0 следует открыть кассовую смену.  Для этого воспользуемся обработкой «Управление фискальным устройством» (рис11). В данной обработке необходимо выбрать кассу учреждения из справочника «Кассы ККМ» и нажать кнопку «Открыть кассовую смену».

Рис.11

После успешного открытия смены программа выведет сообщение «Кассовая смена открыта!» и будет автоматически создан документ «Кассовая смена» со статусом смены «Открыта» (рис.12).

Рис.12

Рассмотрим подробнее данную обработку и ее возможности. Так же, как и в редакции 1.0, есть возможность формирования отчета без гашения, который предназначен для снятия на фискальном регистраторе отчета кассовой смены, не закрывая ее. В отличие от первой редакции, если требуется закрыть кассовую смену в программе, но при этом в оборудовании кассовая смена уже закрыта, следует включить флажок «Закрытие кассовой смены без Z-отчета», в этом случае в программе закроется кассовая смена, и оборудованию не отправится команда закрытия (рис13).

Рис.13

После открытия кассовой смены при отражении в учете получения оплаты за оказанные услуги/работы в документе «Приходный кассовый ордер» необходимо заполнить данные на закладке «Чек ККМ» (рис.14). Для этого следует выбрать кассу ККМ, затем, чтобы отправить чек покупателю, требуется указать в программе адрес электронной почты покупателя или номер телефона.  При этом в отличие от редакции 1.0 есть возможность сохранения адреса электронной почты или номера телефона в базе

Рис. 14

Для добавления номенклатуры в список чека можно указать документ-основание в табличной части на закладке «Чек ККМ» (рис 15).  Документ-основание может иметь следующий вид:

• Акт об оказании услуг
  
• Квитанция на оплату
  
• Накладная на отпуск материалов
  
• Накладная на реализацию продукции и товаров (Торг-12)
  
• Счет на оплату
  

В табличную часть можно добавить несколько документов разных видов и автоматически заполнить данные закладки «Расшифровка платежа» на их основании.

Рис.15

В том случае, если это была предоплата следует установить соответствующий флажок (рис. 16). 

Рис. 16

После проведения документа можно напечатать чек. По завершению рабочей смены необходимо закрыть кассовую мену. Для этого опять воспользуемся уже знакомой обработкой «Управление фискальным устройством» в разделе «Денежные средства» (рис. 17).

Рис 17

Способ 2

Теперь рассмотрим второй способ, который на наш взгляд является более удобным. Суть этого способа заключается в том, что оформление розничной продажи за наличный расчет и с оплатой платежной картой производится документом «Чек ККМ», который находится в разделе Денежные средства – Розничные продажи -  Чеки ККМ (рис 18). Так как формирование чека осуществляется отдельным документом, то нет необходимости создавать на каждый чек документ «Приходный кассовый ордер».

Рис 18

Как и в первом способе следует открыть кассовую смену с помощью обработки «Управление фискальным устройством». В документе «Чек ККМ» для начала необходимо заполнить кассу ККМ и кассовую смену, которая должна быть уже открыта. Если отсутствует флажок «Розничный покупатель», то требуется заполнить реквизиты «Контрагент» и «Договор». (рис 19)

Рис. 19

 

Далее следует заполнить табличную часть документа. Для этого необходимо предварительно или по мере ведения учета заполнить справочник «Прейскурант», который находится в разделе Денежные средства – Розничные продажи -  Чеки ККМ. (Рис. 20)

В форме элемента справочника «Прейскурант» требуется выбрать организацию, затем из справочника «Номенклатура» выбрать соответствующую услугу, заполнить остальные реквизиты (ставка НДС, статья аналитики оплаты и др.) и установить цену услуги/товара.

Рис. 20

Важно запомнить, что для создания номенклатуры необходимо заполнить реквизит «Наименование для чека ККМ» в форме элемента справочника «Прейскурант» (рис. 21).

Рис. 21 

В документе также есть возможность отражения скидки для добавленных товаров/услуг (работ). Стоит отметить, что данная функция имеется только в редакции 2.0. Для добавления скидки всей номенклатуре необходимо ее предварительно, или по мере заполнения справочника создать. (Рис 21). В справочнике «Скидки (наценки, ограничения)» заполняем обязательные реквизиты (Организация, Наименование), также можно указать период действия данной скидки и способ ее предоставления, например в процентах или в рублях.

Рис. 22

Для того чтобы установить скидку одной или нескольким товарам/услугам (работам) предназначена табличная часть «Скидки (наценки) для выбранной номенклатуры», также этот способ удобен, если всем товарам/услугам (работам) требуется установить разные скидки. (рис 22). При этом можно установить сразу несколько скидок выбранной номенклатуре, например, как на рисунке 14, для номенклатуры «10117 Профессиональный прием» установлена скидка 10 % (19 руб.) и 20 руб., соответственно скидки суммируются, и проставляется общая сумма скидки.

Рис. 23

На закладке «Оплата» документа «Чек ККМ» требуется указать признак способа расчета:

• Передача с полной оплатой
  
• Предоплата полная
  
• Оплата кредита
  
• Передача без оплаты
  

Сумма оплаты заполняется автоматически. Как и в ранее рассмотренных способах формирования чеков ККМ, в документе есть возможность ввода адреса электронной почты покупателя или номера телефона (рис.23).

Рис. 24

После проведения документа можно напечатать кассовый чек и товарный чек (рис.23, Шаг 6). При этом если из данного документа ранее уже был распечатан кассовый чек, то кнопка «Напечатать чек» будет недоступна и статус документа «Чек ККМ» изменится на «Пробитый». Печатную форму товарного чека можно увидеть на рис. 24.

Рис. 25

Еще одним преимуществом редакции 2.0 является возможность формирования отчетов по кассовым сменам. Данный отчет позволяет увидеть сумму, которую необходимо сдать в кассу, все проведенные за смену операции, рассчитывает выручку с разделением по типу оплаты, а также список номенклатуры и сформированные за смену чеки ККМ. Отчет по кассовой смене находится в разделе Денежные средства - Розничные продажи – Отчеты по кассовым сменам.  На основании данного отчета можно ввести документы:

• «Приходный кассовый ордер»
  
• «Регистрация строки книги продаж»
  
• «Накладная на реализацию продукции и товаров (Тор 12)»
  
• «Акт об оказании услуг»
  

При создании отчета (рис. 25) сначала следует выбрать кассу ККМ (Шаг 1) и кассовую смену (Шаг 2), затем заполнить данными за указанную смену (Шаг 3).

Рис. 26

На закладке «Выручка» автоматически заполняется табличная часть, в которой можно увидеть выручку за кассовую смену в разрезе статей аналитики. Справочник «Статьи аналитики» заполняется предварительно или по мере заполнения документов (рис. 26). 

 

Рис. 27

На закладке «Работы, услуги и прочее» табличная часть будет заполнена номенклатурой, которую добавляли в документы в течение указанной кассовой смены, с выделение товаров/услуг (работ), которые были отменены (рис. 27).

Рис. 28

На закладке «Чеки ККМ» будут добавлены все сформированные чеки за указанную в «шапке» документа кассовую смену (рис. 28), при этом будут выделены и пробитые чеки на возврат по документам, формирование которых рассмотрим далее.

Рис.29

Для оформления возврата оплаты от покупателя предназначен документ «Чек ККМ на возврат», при этом оплата и возврат должны производиться в пределах одной кассовой смены (рис. 29).

Рис.30

Если случилось так, что возврат оплаты произошел после закрытия кассовой смены, то следует воспользоваться документом «Заявление на возврат по чеку ККМ» (рис.30).

 

Рис. 31

Затем этот документ необходимо добавить в документе «Расходный кассовый ордер» или «Эквайринговая операция» в список номенклатуры чека ККМ на закладке Чек ККМ (рис.31).

Рис. 32

Таким образом, можно сделать вывод о том, что формирование кассовых чеков в редакции 2.0 программного продукта «1С: Бухгалтерия государственного учреждения» осуществляется намного проще и быстрее, чем в редакции 1.0, так как можно пользоваться сразу двумя способами печати чеков.