Сентябрь 2014 г.

Согласно Трудовому кодексу Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ (ред. от 17.07.2009), далее ТК РФ, Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.

Работодатель обязан оформить трудовую книжку при заключении трудового договора с работником впервые или в случае ее отсутствия у лица, поступающего на работу (в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине), вести трудовую книжку в течение всего срока действия трудового договора, а при прекращении трудового договора - выдать ее работнику (ст. 65, 66, 84.1 ТК РФ).

Согласно пункту 47 Правил при выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется суммой расходов на их приобретение, за исключением случаев, предусмотренных пунктами 34 и 48 Правил.

Согласно пункту 42 Правил бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.

По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации. Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.

Согласно пункту 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225) бланки трудовой книжки и вкладыша в нее являются документами строгой отчетности.

Согласно Указаниям по применению бюджетной классификации Российской Федерации (Приказ Минфина России от 25.12.2008 № 145н) расходы бюджетов бюджетной системы Российской Федерации по оплате договоров на изготовление и (или) приобретение бланочной продукции, в том числе: бланков строгой отчетности, относятся на подстатью 226 “Прочие работы, услуги” классификации операций сектора государственного управления.

Согласно пункту 263 Инструкции по бюджетному учету (утверждена приказом Минфина от 30.12.2008 г. №148н) учет трудовых книжек (вкладышей к ним), так же, как и других бланков строгой отчетности, ведется на забалансовом счете 03 “Бланки строгой отчетности”.

Бланки строгой отчетности принимаются к учету в условной оценке 1 рубль за 1 бланк. Списание израсходованных, а также испорченных бланков строгой отчетности производится по Акту о списании бланков строгой отчетности (ф. 0504816).

Аналитический учет по счету ведется по каждому виду бланков и местам их хранения в Книге по учету бланков строгой отчетности (ф. 0504045).

Поступление трудовых книжек (и других бланков строгой отчетности) отражается по дебету счета 03, выбытие – по кредиту счета 03.

Рассмотрим на примере отражение в учете данных бухгалтерских операций.

Государственное бюджетное учреждение (получатель субсидии на выполнение государственного задания) приобретает для сотрудников трудовые книжки. Сотрудники службы управления персоналом выдают принятым на работу сотрудникам трудовые книжки (при их отсутствии). Возмещение стоимости трудовых книжек осуществляется сотрудниками, путем внесения в кассу учреждения наличных денежных средств.

Как отразить в ПП «1С: Бухгалтерия государственного учреждения 8» эти операции представим в таблице: