Июнь 2020 г.

С 01.01.2020 года введены новые правила по оформлению сотрудников на работу в компании и организации. Наряду с существующим вариантом бумажной трудовой книжки ввели ее электронный вариант. Это коснулось всех без исключения, но пока еще возможностью выбора в каком виде вести свою трудовую деятельность. С 01.01.2021 года у работников впервые устроившихся на работу такого выбора не будет – их трудовая деятельность, сразу будут вестись в электронном варианте.

Опуская большую часть законодательных актов, которые нам диктуют условия ведения и формирования трудовой деятельности сотрудников организации, мы расскажем о формировании трудовых записей в ПП «1С: Зарплата и кадры государственного учреждения 8 (редакция 3.1)», для ПП "1С: Зарплата и Управление Персоналом 8"

Очень важно помнить, что в программе мы делаем то, что отражаем в трудовой книжке, а не наоборот. И именно трудовая книжка является источником информации.

Разобьем работу в ПП на небольшие блоки с вопросами и ответами.

1) Выясняем, как ведем трудовую книжку относительно подразделений. Если мы не пишем в ней наименование подразделения, куда принимается (переводится) сотрудник, а только организацию, тогда необходимо это указать в программе.

Для этого переходим на раздел «Настройка» - «Реквизиты организации» - закладка «Основное» и устанавливаем флаг «Не заполнять подразделения в мероприятиях трудовой деятельности». И записываем изменения по кнопке «Записать и закрыть» (рис. 1)

Рисунок 1

Если ведете несколько организаций, то у каждой при необходимости вы выставляете флажок по отдельности.

Следующий пункт 2 могут пропустить те, кто поставил флажок «Не заполнять подразделения в мероприятиях трудовой деятельности».

2) Анализируем справочник Подразделения на соответствие штатному расписанию, которое ведется в организации. Зачастую в программе наименования подразделений одни, а в штатном расписании другие и в трудовой книжке кадровик пишет наименование по штатному расписанию. Так как поменять наименования подразделений в программе бывает проблематично, необходимо внести дополнительные сведения.

Переходим в раздел «Настройка» - «Подразделения» (рис. 2).

Рисунок 2

Открываем справочник «Подразделения» и проверяем все подразделения по порядку. Если наименование Подразделения совпадает с Вашей записью в трудовой книжке, мы просто закрываем форму и ни каких действий не производим. Если наименование отличается, тогда в поле «Наименование для записей о трудовой деятельности» пишем то наименование, что необходимо нам (рис. 3). Затем записываем изменения.

Рисунок 3

И так поступаем со всеми подразделениями, требующими корректировку.

3) Анализируем справочник Должности. Его тоже часто вводят не в соответствии со штатным расписанием. Поэтому для записей по трудовой деятельности должности тоже требуется внести изменения.

Переходим в раздел «Настройка» - «Должности» (рис. 4) 

Рисунок 4

Открываем первый элемент справочника, если наименование справочника совпадает с должностью, которая пишется в трудовой книжке, тогда мы не меняем. Если не совпадает, тогда в поле «Наименование для записей о трудовой деятельности» и записываем изменения (Рис. 5).

Рисунок 5

Абсолютно также поступаем со всеми должностями.

4) В кадровых документах «Прием на работу», «Кадровый перевод», «Увольнение» начиная с 01.01.2020 необходимо проставить признак «Отразить в трудовой книжке» (рис. 6, рис. 7, рис. 8), если вы хотите данное кадровое мероприятие отражать в трудовой книжке. 

Рисунок 6

Рисунок 7

Рисунок 8

Например, если вы делаете запись в трудовой книжке, тогда и флажок ставите. Если не делаете, то соответственно не ставите.

Также в кадровых документах теперь имеется поле «Печатать как» рядом с номером документа. Это поле предполагает использование под нумерацию кадровых приказов, утвержденных в учреждении, чтобы не менять номер документа. Именно то, что поставите в поле «Печатать как» попадет в форму СЗВ-ТД (рис. 9).

Рисунок 9

5) Для формирования в форме СЗВ-ТД сведений по сотрудникам до 01.01.2020 года требуется один раз (!) ввести документ «Регистрация трудовой деятельности». Для этого переходим в раздел «Кадры» - «Электронные трудовые книжки» (рис. 10).

Рисунок 10

В открывшемся окне нажать кнопку «Создать» и выбрать «Регистрация трудовой деятельности» (рис. 11).

Рисунок 11

В поле «Организация» выбираем необходимое значение подчиненного справочника, дату устанавливаем 01.01.2020. Нажимаем кнопку «Данные до 2020», заполнится табличная часть всеми сотрудниками, что на 01.01.2020 имели трудовые отношения с организацией (Рис. 12).

Рисунок 12

Теперь самое важное откорректировать все данные по всем сотрудникам. Для этого проще всего взять в руки трудовую книжку из сейфа, и проверить последнюю запись до 01.01.2020. Если она совпадает с той, что видите на экране, тогда закрывает и убираем книжку. Достаем следующую и снова проверяем. Если видите, например, что в трудовой указана последняя запись «Прием на работу 13.12.2000 на должность…» а в программе стоит, например, «Перевод 01.10.2016…», то в программе нужно изменить на то, что стоит в трудовой. Двойным кликом мыши по неправильному полю и выбрать нужное. И далее по строчке. Если неправильный номер приказа или дата, тоже смело меняем (Рис. 13).

Рисунок 13

Важно! Не нужно вводить все записи из трудовой книжки, где и когда работал сотрудник!

Важно! Не нужно вводить все кадровые записи, что были у сотрудника, с момента приема на работу в вашу организацию!

Важно! Если последней строчкой в трудовой является запись после 01.01.2020 её тоже вводить не нужно!

После проверки всех сотрудников документ следует провести по кнопке «Провести и закрыть». И более к этому документу не возвращаться. Постараться его не перепроводить и ничего в нем не менять.

6)  Организация ввода заявлений, принятых от сотрудников с выбором ведения трудовой деятельности также осуществляется в разделе «Кадры» - «Электронные трудовые книжки» (см. рис. 10). Напомним, что до 30.06.2020 года работодатель обязан уведомить всех сотрудников, что им необходимо выбрать вариант ведения трудовой деятельности. Сотрудник, в свою очередь, обязан до 31.12.2020 года написать заявление с указанием сделанного выбора. Если он не предоставит заявление, то работодатель будет предоставлять сведения в обоих вариантах.

По кнопке «Создать» в вышеназванном разделе выбрать «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности» (рис. 14).

Рисунок 14

В поле «Организация» выбираем соответствующий элемент подчиненного справочника. В поле «Дата» ставим дату Заявления, какой написал сотрудник. Например, если в отдел кадров 22.05.2020 года обратились с заявлениями о выборе ведения трудовой деятельности три работника, не нужно создавать на каждый отдельный документ. Это будет один документ с выбранными сотрудниками (рис. 15).

Рисунок 15

В табличную часть подбираем сотрудников, кто этой датой написал заявления. Это можно сделать с помощью кнопки «Подбор» или «Добавить». Если сотрудники пришли в один день, то вам лучше всего использовать кнопку «Заполнить». Для каждого сотрудника выбираем вид заявления: в бумажной форме или электронной (Рис. 16).

Рисунок 16

После проведения документа доступна печатная форма Заявления по одноименной кнопке. На каждого сотрудника из документа будет представлен свой вид (рис. 17, рис. 18).

Рисунок 17

Рисунок 18

Так как вариант для Уведомления организация может составить в произвольной форме, то его выводить на печать не обязательно. То же самое относится и к заявлению - сотрудники могут принести уже написанное заявление.

7)  После написания заявления сотрудник может передумать в отношении его вида: захочет перейти с бумажного вида на электронный вариант. Для отражения такого события создается документ «Отзыв заявлений о предоставлении сведений о трудовой деятельности» в разделе «Кадры» - «Электронные трудовые книжки» (рис. 19).

Рисунок 19

В открывшемся окне выбираем «Организацию», а в поле «Дата» - дату отзыва сотрудником заявления (Рис. 20).

Рисунок 20

В табличную часть подбираем список сотрудников, кто изменил вариант заявления. В колонке «Заявления» автоматически подтянется созданное ранее заявление и его вид (Рис. 21).

Рисунок 21

Останется провести документ и завести новый документ «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности» с новой даты и выбранным видом заявления (рис. 22).

Рисунок 22

Важно! Сотрудник может изменить вариант с бумажного на электронный. Обратно нельзя!

Вопросы по формированию отчета СЗВ-ТД рассмотрим во 2 части.