Особенности настройки закрытия месяца для организаций, оказывающих услуги, в ПП "1C: Комплексная автоматизация 8"

30 июля, 2014

июля, 2014

Июль 2014 г.

Целью данной статьи является описание функциональных возможностей и механизма закрытия периода в ПП «1С: Комплексная автоматизация».

Рассмотрим практический пример по закрытию месяца и расчету себестоимости на примере организации, занимающейся оказанием услуг.

ПРИМЕР: Организация ООО «Ромашка» работает в сфере оказания услуг по выполнению строительно-монтажных работ. Прямые затраты собираются по дебету счета 20 в разрезе Объектов строительства. Общепроизводственные расходы включаются в себестоимость оказываемых услуг пропорционально статье затрат «Услуги подряда». Себестоимость услуг формируется в разрезе номенклатурных групп (Д 90.02 НГ1 К 20.01 НГ1; Д 90.02 НГ2 К 20.01 НГ2). Общехозяйственные расходы распределяются методом Директ-костинг пропорционально полученной выручке.

Необходимо настроить закрытие месяца исходя из потребностей организации.

Проверка базы перед закрытием периода

Для получение корректных результатов при закрытии месяца необходимо перед запуском документа «Расчет себестоимости» выполнить проверку сбора затрат.

Правила корректного сбора затрат:

Для затрат, собранных по сч. 20, необходимо использовать следующую аналитику: Подразделение, Подразделение организации только с видом «Основное производство», Статьи затрат только с характером затрат «Производственные расходы», Обязательно указание Номенклатурной группы;
Для затрат, собранных по сч. 23, необходимо использовать следующую аналитику: Подразделение, Подразделение организации только с видом «Вспомогательное производство», Статьи затрат только с характером затрат «Производственные расходы», Обязательно указание Номенклатурной группы;
Для затрат, собранных по сч. 25, необходимо использовать следующую аналитику: Подразделение, Подразделение организации только с видом «Основное производство», Статьи затрат только с характером затрат «Общепроизводственные расходы», Номенклатурную группу не указывать;
Для затрат, собранных по сч. 26, необходимо использовать следующую аналитику: Подразделение, Подразделение организации только с видом «Прочее», Статьи затрат только с характером затрат «Общехозяйственные расходы», Номенклатурную группу не указывать.

Для данного анализа воспользуемся отчетом «Оборотно-сальдовая ведомость по счету».

Затраты по сч. 20 (рис. 1)

Рис. 1

Затраты по сч. 25 (рис. 2)

Рис. 2

Затраты по сч. 26 (рис. 3)

Рис. 3

Сверка данных по счетам и регистрам

Учет в программе ведется как на счетах бухгалтерского и налогового учета, так и по данным регистров. Данным, отраженным по затратным счетам БУ и НУ, должны соответствовать записи по регистру накопления «Учет затрат».

!!! ВАЖНО: Расчет себестоимости производится по данным регистра накопления «Учет затрат».

Для проведения данной проверки необходимо сформировать отчет «Ведомость по учету затрат».

Для полноты и наглядности выводимой информации рекомендуем сделать следующую настройку отчета (настроить отчет можно при нажатии кнопки «Настройка структуры» (рис. 4)).

Рис. 4

Данные, полученные в отчете, обязательно должны совпадать с данными отчета «Оборотно-сальдовая ведомость», сформированного по затратным счетам (рис. 5).

Рис. 5

Настройка закрытия периода

Способы закрытия для статей затрат хранятся в справочнике «Способы распределения затрат». (Полный интерфейс – Меню «Операции» - «Справочники») (рис. 6).

Рис. 6

Для каждой статьи затрат, которая включается в себестоимость выпуска продукции или оказания услуг, в программе должен быть задан способ распределения.

В программе есть 2 возможных варианта настройки по закрытию для статей затрат:

1. Для каждой статьи задать способ распределения в регистре сведений «Способы распределения статей затрат организаций» (рис. 7).

Рис. 7

2. Использовать Настройку закрытия месяца в документе «Расчет себестоимости» (рис.8).

Рис. 8

В шапке настройки необходимо указать основные параметры:

Название организации;
Систему налогообложения;
Дату, с которой действует данная настройка;
Те виды учета, по которым необходимо произвести расчет себестоимости (Управленческий, Бухгалтерский и Налоговый учет).

Закладка «Сводные настройки»:

На данной закладке необходимо отметить флажками те регламентные операции, которые необходимо выполнить. По каждой регламентной операции указывать Пользователя, отвечающего за выполнение данной операции.

Закладка «Распределение затрат» (рис. 9):

Рис. 9

Если закрытие всех статей затратного счета по всем подразделениям, номенклатурным группам должно происходить по одному способу, достаточно указать одну строку для каждого характера затрат.

!!! ВАЖНО: Настройку закрытия месяца можно использовать только при отключенной гибкой настройке распределения затрат (рис. 10).

Рис. 10

Флажок в поле «Изменять способы распределения затрат» должен быть снят.

Если счет 26 закрывается методом Директ-костинг, настройку для распределения статей затрат данного счета указывать не следует.

Для того, чтобы общехозяйственные расходы были включены в управленческие расходы (сч. 90.08), необходимо указать соответствующую настройку в учетной политике организации (рис. 11):

Рис. 11

Типовое закрытие затратных счетов (сч. 25, сч. 20)

Типовое закрытие – это перечень механизмов для распределения затрат, которые по умолчанию содержатся в программе.

Закрытие счета 25

Для закрытия счета 25 при оказании услуг (т.е. в случае, когда нет выпуска) в типовом варианте предлагается 3 варианта распределения (рис. 12):

Рис. 12

Перенести на производственные расходы – в данном случае за базу распределения берется выручка в разрезе Номенклатурных групп.
По материальным затратам – в качестве базы распределения берутся Прямые материальные затраты.
По оплате труда – в качестве базы распределения берутся прямые расходы с видом «Оплата труда».

Закрытие счета 20

Для типового закрытия сч. 20 при оказании услуг разработчики фирмы 1С рекомендуют:

Отключить гибкую настройку распределения затрат (Настройка параметров учета – закладка «Способы распределения затрат»);
Обязательно указывать в документе «Расчет себестоимости» Настройку закрытия месяца;
В Настройке закрытия месяца для производственных расходов выбрать способ распределения «По выручке от реализации услуг» (рис. 13).

Рис. 13

При данной настройке закрытия мы не получим точную себестоимость услуги по каждому объекту строительства (рис. 14):

Рис. 14

Распределение прямых затрат каждого Объекта строительства (номенклатурной группы) производиться в себестоимость всех объектов строительства пропорционально полученной от них выручки.

Для расчета себестоимости оказываемых услуг в разрезе номенклатурных групп (в нашем примере в разрезе Объектов строительства) необходимо заполнить документ «Установка параметров учета номенклатуры» (рис. 15).

Рис. 15

В данном документе устанавливается взаимосвязь:

Оказываемой услуги (номенклатуры, указываемой в документе «Реализация товаров и услуг»);
Подразделения, Подразделения организации – подразделения, по которым собираются затраты по сч. 20;
Номенклатурной группы – сбора затрат и реализации.

ВАЖНО: На каждую номенклатурную группу необходимо создать свою карточку «Номенклатуры» (оказываемую услугу). Для удобства рекомендуется называть Номенклатурную группу и соответствующую ей карточку услуги по названию объекта строительства.

Обратите внимание: если прямые затраты по объекту строительства (номенклатурной группе) собираются в разрезе нескольких подразделений, при заполнении документ будет ругаться, что введены одинаковые строки «Номенклатура» + «Подразделение». В этом случае необходимо обратиться к вашим программистам для того, что отключили контроль дублирования строк в данном документе.

В качестве способа распределения для статей затрат сч.20 необходимо выбрать вариант «По выручке».

Предложение по настройке закрытия в соответствии с потребностями организации

Если по методике расчета себестоимости организации не подходят типовые механизмы распределения (как в нашем примере), можно использовать следующие варианты распределения.

Закрытие счета 25

По условиям задачи ни один из предложенных способов нам не подходит. Предлагаем следующие варианты решения:

Вариант 1. В этом случае можно создать (методом компоновки данных) новый способ распределения затрат сч. 25 пропорционально статье затрат «Услуги подряда».

Вариант 2. Если у организации нет возможности привлечь программистов для создания нового способа, можно воспользоваться следующим приемом. Мы знаем, что типовой способ распределения «По оплате труда» для расчета коэффициента распределения берет производственные расходы по статям затрат с видом затрат «Оплата труда» (рис. 16).

Рис. 16

Если данный вид затрат будет установлен только у статьи «Услуги подряда», значит в качестве базы распределения будут использоваться только затраты, собранные по данной статье (рис. 17, 18).

Рис. 17

Рис. 18

Вариант 3. При подключении гибкой настройки распределения можно в пользовательском режиме создавать новые способы распределения вручную, устанавливая любую базу распределения, как представлено на рисунке.

Далее сделаем настройки, соответствующие методике по распределению затрат сч. 25 в ООО «Ромашка» (рис. 19):

Указываем наименование нового способа (вручную) – например, «По статье услуги подряда»;
В правилах расчета базы указываем отбор по статье затрат «Услуги подряда», виду затрат «Прочие».

Рис. 19

Нажимаем кнопку «ОК» и сохраняем введенные значения.

!!!! ВАЖНО: Способы распределения, создаваемые при гибкой настройке, нельзя использовать в Настройке закрытия месяца. То есть придется для установки распределения затрат пользоваться регистром сведений «Способы распределения затрат организаций».

Закрытие счета 20

Для закрытия сч. 20 в разрезе номенклатурных групп создадим новый способ распределения методом компоновки данных.

Выполните следующие пошаговые инструкции:

Проверьте, чтобы была отключена гибкая настройка распределения затрат (Настройка параметров учета);
В справочнике «Способы распределения затрат» скопируйте уже существующий способ «По выручке от реализации услуг» (рис. 20).

Рис. 20

3. Укажите наименование нового способа и область его применения (рис. 21).

Рис. 21

4. Нажмите кнопку «Редактировать». В открывшемся окне Конструктора перейдите на закладку «Вычисляемые поля» и заполните, как указано на рисунке (рис. 22).

Рис. 22

5. Далее перейдите на закладку «Настройки» (рис. 23)

Рис. 23

6. Установите курсор мыши на «Детальные записи», в открывшейся нижней табличной части перейдите на закладку «Выбранные поля» (рис. 24).

Рис. 24

7. Щелкните 2 раза по значению «НоменклатурнаяГруппаИсточник» в левой табличной части, после этого данное значение перейдет в правую табличную часть (рис. 25).

Рис. 25

8. Для завершения редактирования нажмите кнопку «ОК».

9. Выберите данный способ распределения для производственных расходов в настройке закрытия месяца (рис. 26).

Рис. 26

Проверка результатов закрытия

Для расчета себестоимости согласно условиям нашего примера выберем следующие варианты закрытия:

Для счета 25 – 2 вариант распределения (с подменой вида затрат);
Для счета 20 – создание нового способа «По выручке от реализации услуг по НГ» методом компоновки;
Для счета 26 – распределение методом Директ-костинг (настройка учетной политики).

Заполним настройку закрытия месяца, как показано на рисунке (рис. 27).

Рис. 27

Проанализируем результаты проведения документа «Расчет себестоимости» по выбранным настройкам.

Рассчитаем распределение затрат сч. 25 вручную:

База для распределения затрат счета 25 (прямые затраты с отбором по статье «Услуги подряда») (рис. 28).

Рис. 28

Сумма затрат, собранных за период по сч. 25 (рис. 29)

Рис. 29

Сумма затрат счета 25, распределенная на себестоимость объектов строительства, должна быть рассчитана следующим образом:

Объект строительства 1 = 30 000 / 95 000 * 22 500 = 7 105,26 руб.;

Объекта строительства 2 = 65 000/95 000 * 22 500 = 15 394,74 руб.

Проводки, сформированные документом «Расчет себестоимости» по закрытию счета 25 (рис. 30).

Рис. 30

Затраты по счету 20 должны включаться в себестоимость в разрезе номенклатурных групп, затраты по сч. 26 должны закрываться на сч. 90.08 пропорционально полученной выручки, что мы и видим по результатам проведения документа «Расчет себестоимости» (рис. 31):

Рис. 31

Для полной оценки результатов закрытия необходимо проверить, закрылись ли затратные счета по регистру «Учет затрат». Для этого сформируем отчет «Ведомость по учету затрат» (рис. 32).

Рис. 32

Надеюсь, что данная статья облегчит вам процесс настройки закрытия периода в программе, а знание функциональных возможностей позволит получить нужный результат при расчете себестоимости.