Февраль 2016 г.

В данной статье мы рассмотрим, как заполняется отчет 4-ФСС, в основном уделим внимание Разделу 1 табл. 3, табл. 1, увидим, откуда берутся данные, как программа их анализирует, в каких дополнительных отчетах можно более детально увидеть все начисления и удержания в разрезе каждого работника.

Расчет за 9 месяцев 2015 года предоставляется по форме 4-ФСС, утвержденной приказом ФСС РФ от 26.02.2015 № 59.

С 01.01.2015 плательщики страховых взносов, производящие выплаты и иные вознаграждения физическим лицам, представляют ежеквартально в органы ФСС РФ Расчет по форме 4-ФСС на бумажном носителе не позднее 20-го числа календарного месяца, следующего за отчетным периодом, а в форме электронного документа не позднее 25-го числа календарного месяца, следующего за отчетным периодом (п. 2 ч. 9 ст. 15 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ).

С 01.01.2015 плательщики страховых взносов, у которых среднесписочная численность физических лиц, в пользу которых производятся выплаты и иные вознаграждения, за предшествующий расчетный период превышает 25 человек (до 01.01.2015 было 50 человек), а также вновь созданные (в том числе при реорганизации) организации, у которых численность указанных физических лиц превышает данный предел, представляют Расчет по форме 4-ФСС по форматам и в порядке, которые установлены органом контроля за уплатой страховых взносов, в форме электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью (п. 10 ст. 15 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ).

Плательщики страховых взносов и вновь созданные организации (в том числе при реорганизации), у которых среднесписочная численность физических лиц, в пользу которых производятся выплаты и иные вознаграждения, за предшествующий расчетный период составляет 25 человек и менее, представляют Расчет на бумажном носителе. Но, такие плательщики вправе представлять Расчет и в форме электронных документов.

Обратимся к отражению операций в ПП «1С: Бухгалтерия 8 ПРОФ», ред. 3.0

С чего все начинается? Начинается с начисления заработной платы работникам за месяц. Начисленную величину заработной платы можно увидеть в отчете «Оборотно-сальдовая ведомость по счету 70». Поскольку мы заполняем отчет 4-ФСС за 9 месяцев 2015 г, нам необходимо проанализировать, период с июля по сентябрь 2015 года.

В июле была начислена заработная плата в размере 80 988,69 руб. Увидеть сформированную сумму можно в Оборотах по кредиту счета 70 (рис. 1)

Рис. 1

Начисленная заработная плата составила:

- в августе 65 978,96

- в сентябре 71 453,36

Этими данными заполняется раздел I, табл. 3 формы 4-ФСС. С этого раздела начинает идти расчет во всех остальных разделах (рис. 2)

Рис. 2

Четвертая строка Раздела I. Табл. 3 «Итого база для начисления страховых взносов» рассчитывается как, начисленная сумма заработной платы работнику за месяц за вычетом суммы, не подлежащей обложению страховыми взносами в соответствии со статьей 9 ФЗ от 24 июля 2009 г. №212-ФЗ. Что это за суммы? Это больничный и больничный за счет средств работодателя. В отчете 4-ФСС каждую ячейку можно расшифровать, по одноименной кнопке, которая находится вверху (рис. 3)

Рис. 3

От величины начисленной заработной платы за каждый месяц можно рассчитать, какую сумму требуется уплатить в Фонд Социального Страхования (2,9% от базы для начисления страховых взносов).

Июль            80 988,69 * 0,029 = 2 348,67 руб.

Август           65 978,96 * 0,029 = 1913,389 руб.

Сентябрь     67 727,27 *0,029 = 1964,09 руб.

Полученные суммы должны быть начислены для перечисления в ФСС. Такие же суммы должна рассчитать и программа. Проанализировать полученные суммы можно по «Оборотно-сальдовая ведомость по счету 69.01» (рис. 4,5,6)

Рис. 4

Рис. 5

Рис. 6

Из Оборотно-сальдовых ведомостей по счету 69.01 за каждый месяц отчетного периода видно, что правильный расчет в программе был произведен только в сентябре. В июле и августе, полученные суммы не сходятся с рассчитанными вручную. Это говорит об ошибке, которую нужно устранить. Сравним, на какую величину отличаются рассчитанные программой суммы в Оборотно-сальдовой ведомости по счету 69.01 и в форме 4-ФСС в разделе 1, табл. 1

В июле:          2 348,67    -   2 101,49   =   247,18 руб.

В августе:      2 160,57    -   1 913,18    =   247,18 руб.

Суммы получились одинаковые. Значит, в каком-то первичном документе «Начисление зарплаты» или «Отпуск» в июле была начислена сумма меньше, а в августе -больше.

В документе «Отпуск» указано, что работник «Физ. лицо 4» находился в отпуске в конце июля и начале августа.

Рис. 7

Когда работник уходит в отпуск, отпускные ему выдают в тот же день. Соответственно, начислить взносы в ФСС нужно со всей суммы в июле, а не разбивать пропорционально дням отпуска в одном месяце (июле) и другом – августе. Исправим ошибки в документе «Начисление зарплаты» за июль и август, переформируем Форму 4-ФСС. На закладке «Сотрудники» видим, что всего начислено «Физ. лицу 4» 15566,96 руб., полученную сумму умножаем на 2,9 %, получается 451,44 руб. Заносим эту сумму на закладке «Взносы» (рис. 9)

Рис. 8

Рис. 9

На рисунке 10 показано, что с учетом исправлений в первичной документации форма 4-ФСС заполнена программой верно.

Обратите внимание на правый столбец, где программой указываются номер, дата и сумма платёжного поручения, которым производились перечисления денежных средств. Если программа выводит не те данные и приходится удалять эти некорректные строки и заносить вручную, тогда нужно анализировать записи регистра накопления «Расчеты с фондами по страховым взносам». Возможно, в нём дублируется информация и его нужно привести в соответствие. Из-за того, что этот регистр, например, работает неправильно, то в Разделе 1, Таблице 1, строка будет всегда выводить неправильные остатки.

Рис. 10

В ПП «1С: Бухгалтерия 8 ПРОФ», ред. 3.0 существуют специальные отчеты, которые помогут бухгалтеру проанализировать, как рассчитываются страховые взносы. Их можно найти в разделе «Зарплата и кадры» - «Отчеты по зарплате». Например, существует отчет «Краткий свод начислений и удержаний» его можно сформировать за любой период (рис. 11)

Рис. 11

Следующий отчет «Анализ взносов в фонды» (рис. 12)

Рис. 12

В программе также имеется отчет «Реестр пособий за счет ФСС» (рис. 13)

Он представляет собой аналитический отчет по всем зарегистрированным в программе пособиям ФСС – по временной нетрудоспособности, по материнству, в связи со смертью и т.п.

Может использоваться для представления сведений по требованию ФСС в произвольной, не установленной законодательством форме.

Рис. 13

Разделы формы 4-ФСС, которые в данной статье не были затронуты, будут рассмотрены в следующих статьях.

Перед отправкой 4-ФСС в контролирующие органы её можно проверить на выполнение контрольных соотношений, заложенных в программе. Для этого нужно в открытой форме 4-ФСС нажать вверху на кнопку «Проверка» - «Проверить контрольные соотношения» (рис. 14)

Рис. 14

Подведём итог: заполнение отчета 4-ФСС не сложная по своей сути процедура. Но, как и любой другой отчет, требует особого внимания бухгалтера при автоматическом или ручном заполнении некоторых таблиц. В случае появления ошибки рекомендуется исправить ее сразу (ошибки в первичных документах или регистрах накопления программы), в противном случае в последующих периодах она не исправится и повлечет за собой внесение изменений вручную в отчете, либо открывать старые периоды и вносить изменения в них.