Сентябрь 2015 г.

Актуальность темы вызвана наибольшим количеством вопросов от бухгалтеров в области учета обязательств. В данной статье рассмотрим ряд наиболее часто задаваемых вопросов: В чем отличие бюджетного обязательства от денежного обязательства? В какой момент и в каких объемах принимаются к учету бюджетные и денежные обязательства? Какие проводки делаются при этом? Как повлиял Приказ №89н на учет обязательств? Как отражать обязательства в 1С ПП «1C: Бухгалтерия государственного учреждения 8» с учетом последних изменений законодательства? На эти вопросы и будут даны ответы в данной статье.

В чем отличие бюджетного обязательства от денежного обязательства?

Обратимся к статье 6 Бюджетного кодекса: бюджетные обязательства – это расходные обязательства, подлежащие исполнению в соответствующем финансовом году; денежные обязательства – обязанность получателя бюджетных средств уплатить бюджету, физическому лицу и юридическому лицу за счет средств бюджета определенные денежные средства в соответствии с выполненными условиями гражданско-правовой сделки, заключенной в рамках его бюджетных полномочий, или в соответствии с положениями закона, иного правового акта, условиями договора или соглашения.

Учреждение принимает бюджетные обязательства в пределах доведенных до него лимитов бюджетных обязательств или сметных назначений путем заключения государственных (муниципальных) контрактов, иных договоров с физическими и юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями.

В отличие от бюджетных обязательств (то есть планируемых, ожидаемых расходов) денежное обязательство возникает в результате наступления условий, требующих выполнения от учреждения принятых на себя обязательств.

В какой момент и в каких объемах принимаются к учету бюджетные обязательства?

На первом этапе учреждения принимают бюджетные обязательства в сумме доведенных до них лимитов (для казенных) или прав на принятие обязательств (для бюджетных и автономных). Именно этот этап соответствует формированию учетных данных по кредиту счета 0 502 01 000 «Принятые обязательства».

Основаниями для принятия бюджетных обязательств согласно Письма Минфина РФ от 21.01.2013 N 02-06-07/155 «О порядке отражения в бухгалтерском учете организаций сектора государственного управления обязательств (денежных обязательств) (получателями бюджетных средств в бюджетном учете, бюджетными, автономными учреждениями - в бухгалтерском учете)» являются:

1. Заключенный договор (контракт), который должен быть подписан и скреплен печатью обеими сторонами;

2. Начисление заработной платы в объеме утвержденных лимитов бюджетных обязательств;

3. Расчеты с подотчетными лицами – на основании утвержденных руководителем письменных заявлений от подотчетного лица с дальнейшей корректировкой на суммы произведенных расходов по принятому и утвержденному руководителем авансовому отчету.

Факт принятия к учету бюджетного обязательства подтверждается следующими документами: заключенный договор, расходный кассовый ордер на выдачу подотчетной суммы, авансовый отчет, ведомость начисленной заработной платы.

На основании указанных документов происходит факт принятия бюджетных обязательств и оформляется бухгалтерская запись: датой договора на полную стоимость по договору, одновременно с проведением расходного кассового ордера на выдачу денежных средств под отчет, датой принятия к учету авансового отчета (необходима корректировка с учетом выданного аванса); последним числом месяца, за который начислена заработная плата.

В какой момент и в каких объемах принимаются к учету денежные обязательства?

На следующем этапе происходит подтверждение принятых денежных обязательств. Согласно пункту 4 статьи 219 Бюджетного кодекса получатель бюджетных средств (учреждение) подтверждает обязанность оплатить за счет средств бюджета денежные обязательства в соответствии с платежными и иными документами. Именно данный этап соответствует формированию в бухгалтерском учете информации по счету 0 502 02 000 «Принятые денежные обязательства».

Основаниями для принятия денежных обязательств являются оплата аванса поставщику, акт выполненных работ (услуг), товарная накладная, подтверждающая факт получения товара, расходный кассовый ордер на выдачу подотчетной суммы, авансовый отчет, начисление заработной платы за определенный период (месяц).

На основании указанных документов необходимо принять денежные обязательства и оформить бухгалтерскую запись: датой подписанных акта выполненных работ (услуг), товарной накладной; датой выписки органа казначейства, где перечислен аванс поставщикам; одновременно с проведением расходного кассового ордера на выдачу денежных средств под отчет; одновременно с принятием к учету авансового отчета (корректировка на сумму выданного аванса); последним числом месяца, за который начислена заработная плата.

Какие проводки делаются при этом?

Отражение операций по учету обязательств казенным учреждением:

1. Отражены принятые бюджетные обязательства на сумму стоимости товаров, работ, услуг по договору: Д-т 1.501.Х.3.200,300 – К-т 1.502.Х.1.200,300;

2. Отражены принятые денежные обязательства по товарам, работам, услугам на сумму принятых денежных обязательств (счет на оплату, акт выполненных работ (оказанных услуг) и др.): Д-т 1.502.Х.1.200,300 – К-т 1.502.Х.2.200,300.

Отражение операций по учету обязательств бюджетным (автономным) учреждением:

1. Принятие бюджетным (автономным) учреждением соответствующих расходных обязательств (в пределах доведенных плановых назначений) отражается так: Д-т 0.506.Х.0.200,300 – К-т 0.502.Х.1.200,300;

2. Принятие бюджетным (автономным) учреждением денежных обязательств (в пределах принятых расходных обязательств) на основании первичных бухгалтерских документов (табель, накладные, акты, счета-фактуры и т п.) отражается так: Д-т 0.502.Х.1.200,300  К-т 0.502.Х.2.200,300.

Как повлиял Приказ №89н на учет обязательств?

С 16.11.2014 вступил в действие приказ Минфина России от 29.08.2014 № 89н "О внесении изменений в приказ Министерства финансов Российской Федерации от 1 декабря 2010 г. № 157н «Об утверждении Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и Инструкции по его применению», далее - Приказ № 89н.

Приказом № 89н к счету 502.00 «Принятые обязательства» открыт аналитический счет 502.07 «Принимаемые обязательства» (п. 2.14 приложения к Приказу № 89н). Разъяснения по применению этого счета в учете даны в Письме Минфина РФ от 07.04.2015 № 02-07-07/19450 «О порядке отражения в учете операций с принимаемыми и отложенными обязательствами», далее – Письмо № 02-07-07/19450. В приложении 2 к этому письму приведена таблица с корреспонденцией счетов по отражению на счетах бухгалтерского учета операций с обязательствами. В таблице содержатся пояснения по каждой бухгалтерской записи: в какой момент она совершается и на основании какого документа. По мнению Минфина, изложенному в приложении 2 к Письму № 02-07-07/19450, принятие обязательств по дебету счета 1.501.Х.3. (казенными учреждениями)  и 0 506 10 000 (бюджетными и автономными) и кредиту счета 0 502 17 000 отражается в момент размещения извещения о проведении запроса котировок. Сумма такой операции равна максимальной цене, отраженной в документации о проведении закупки. Документом-основанием для совершения операции является извещение о проведении конкурса, торгов, запроса котировок, справка (ф. 0504833).

В таблице приведен порядок отражения в учете обязательств по государственным (муниципальным) контрактам, заключенным путем проведения конкурсных процедур (конкурсы, аукционы, запрос котировок, запрос предложений) получателями бюджетных средств (согласно письму Минфина России от 07.04.2015 № 02-07-07/19450).

В таблице приведен порядок отражения в учете обязательств по договорам и государственным контрактам, заключенным путем проведения конкурсных процедур (конкурсы, аукционы, запрос котировок, запрос предложений) получателями субсидий - бюджетными и автономными учреждениями (согласно письму Минфина России от 07.04.2015 № 02-07-07/19450).

Как отражать обязательства в 1С ПП «1C: Бухгалтерия государственного учреждения 8» с учетом последних изменений законодательства?

Для отражения данных изменений по учету принимаемых обязательств в ПП «1С: Бухгалтерия государственного учреждения 8» были добавлены в документы «Принятое бюджетное обязательство» (используется казенными учреждениями) и «Принятое обязательство» (бюджетными и автономными) следующие операции:

1. Принимаемое обязательство (конкурсные процедуры) - операция предназначена для отражения в учете обязательств на стадии размещения извещения о проведении конкурса, торгов, запроса котировок на счете 502 07 «Принимаемые обязательства»

2. Принятие обязательства по завершению конкурсных процедур – операция предназначена для регистрации суммы расходных обязательств при заключении договора (контракта) по результатам конкурсной процедуры

3. Экономия по результатам конкурсных процедур – операция для отражения экономии

Отражение учета обязательств в 1С ПП «1C: Бухгалтерия государственного учреждения 8» можно поделить на следующие этапы:

1. Размещение заказа на поставку товаров, выполнение работ, услуг

2. Регистрация обязательства по объявленной начальной цене контракта

3. Принятие расходного обязательства по результатам конкурсной процедуры. Возможны три варианта исхода событий:

3.1  Конкурсные процедуры завершены заключением договора по начальной (максимальной) цене

3.2  Конкурсные процедуры завершены с экономией

3.2.1. Изменение Плана-графика финансирования обязательства на сумму экономии

3.2.2. Уменьшение принимаемого обязательства на сумму экономии

3.2.3. Принятие обязательства на сумму договора (контракта)

3.3 Конкурсные процедуры завершены отказом от заключения договора

Рассмотрим на примере казенного учреждения, а затем  и на примере бюджетного (автономного) учреждения учет обязательств в 1С ПП «1C: Бухгалтерия государственного учреждения 8».

Казенное учреждение «Центральный клинический госпиталь» 25.09.2015 размещает извещение о проведении конкурсной процедуры на проведение исследовательских работ с максимальной ценой контракта 400 000 рублей. Рассмотреть 3 возможных варианта развития событий по заключению государственного контракта: 10.11.2015 заключен государственный контракт на проведение исследовательских работ с ООО «Линейка» на максимальную сумму,  10.11.2015 заключен государственный контракт на проведение исследование работ с ООО «Линейка» на сумму 355 000 рублей, 15.10.2015 конкурсная комиссия отклонила по объективным причинам заявки поставщиков и конкурс признан несостоявшимся.

Воспользуемся планом для отражения данных хозяйственных операций в программе.

1. Размещение заказа на поставку товаров, выполнение работ, услуг.

На основании извещения о проведении конкурса открываем справочник «Договоры» и создаем новый элемент – договор без указания в нем контрагента (так как поставщик услуг нам пока не известен). (Рис.1)

Рис.1

2. Регистрация обязательства по объявленной начальной цене контракта

В момент размещения извещения на сайте мы регистрируем обязательство по начальной цене контракта, то есть на 400 000 рублей.

Для этого в программе необходимо завести для созданного договора «План-график финансирования обязательства», перейдя на вторую закладку «План финансирования / Сроки, суммы» созданного договора. Справа видим кнопку «Ввести план финансирования». (Рис.2)

Рис.2

В табличной части документа «План-график финансирования обязательства» следует ввести информацию о планируемой (начальной) сумме контракта, о финансировании сумм и предмете обязательства. (Рис.3)

Рис.3

Далее пользуясь вводом документа на основании договора с заполненным планом-графиком финансирования (Рис. 4) следует ввести документ «Принятое бюджетное обязательство», в котором выбираем операцию на «Принимаемое обязательство (конкурсные процедуры)». (Рис. 5)

Рис. 4

Рис. 5

При проведении документа будут сформированы следующие бухгалтерские записи по принятию обязательств для получателей бюджетных средств. (Рис. 6)

Рис. 6

3. Принятие расходного обязательства по результатам конкурсной процедуры

После того как конкурсная процедура завершена (поставщик определен и заключен договор, либо таковая не состоялась), следует принять суммы расходных обязательств по результатам конкурсной процедуры.

Для этого в программе следует открыть ранее созданный элемент справочника «Договоры и иные основания возникновения обязательств», по которому уже было зарегистрировано обязательство в момент размещения извещения о проведении запроса котировок. Далее рассмотрим все три варианта исхода событий:

3.1 Конкурсные процедуры завершены заключением договора по начальной (максимальной) цене:

В этом случае в карточке договора следует заполнить реквизит «Контрагент» и на закладке «Обязательство» указать реквизиты заключенного договора. (Рис.7)

Рис. 7

Так как контракт заключен по начальной (максимальной) цене, объявленной в конкурсной документации (экономии нет), то на основании договора следует ввести документ «Принятое бюджетное обязательство» с операцией «Принятие обязательства по завершению конкурсных процедур», сумма контракта будет заполнена автоматически. (Рис. 8)

Рис. 8

При проведении документа будут сформированы бухгалтерские записи по принятию обязательств (Рис. 9): Д-т 0 502.07.000, К-т 0 502.01.000.

Рис. 9

3.2 Конкурсные процедуры завершены с экономией

Если в результате конкурсных процедур был заключен договор на сумму, меньше заявленной, в карточке договора следует заполнить реквизит «Контрагент» и на закладке «Обязательство» указать реквизиты заключенного договора. (Рис. 7)

Далее следует выполнить 3 шага:

1. На сумму сложившейся экономии изменить План-график финансирования обязательства.

2. Уменьшить принятое ранее бюджетное обязательство на сумму экономии.

3. Принять бюджетное обязательство на сумму заключенного договора.

3.2.1. Изменение Плана-графика финансирования обязательства на сумму экономии

Для изменения Плана-графика финансирования обязательства в карточке договора следует нажать кнопку «Изменить план финансирования» на закладке «План финансирования /Сроки, суммы». (Рис. 10)

Рис. 10

В новом документе «План-график финансирования обязательства» в графе «Изменения:» следует ввести сумму экономии со знаком «минус» и провести документ (кнопка «ОК»). (Рис. 11)

Рис. 11

Если документ План-график финансирования обязательства содержит несколько строк (по периодам плана или аналитике), сумму экономии следует разделить согласно условиям контракта или пропорционально на все строки плана-графика.

3.2.2. Уменьшение принимаемого обязательства на сумму экономии

На основании договора (или измененного документа «План-график финансирования обязательства», в котором зарегистрирована сумма экономии) следует ввести документ «Принятое бюджетное обязательство» с операцией «Экономия по результатам конкурсных процедур». (Рис.12)

Рис.12

При проведении документа «Принятое бюджетное обязательство» будут сформированы бухгалтерские записи по отражению экономии по результатам проведения конкурса (Рис.13): Д-т 0.502.07.000, К-т 0.501.13.000 – на сумму экономии.

Рис.13

3.2.3. Принятие обязательства на сумму договора (контракта)

Для отражения принятия обязательств по сложившейся по результатам конкурса стоимости закупаемых товарно-материальных ценностей, работ, услуг на основании договора, для которого был изменен план-график финансирования на сумму экономии (или на основании документа «План-график финансирования обязательства» с изменениями), следует ввести документ «Принятое бюджетное обязательство» с операцией «Принятие обязательства по завершению конкурсных процедур». (Рис.14)

Рис.14

При проведении документа формируются бухгалтерские записи по принятию обязательств (Рис.15): Д-т 0.502.07.000, К-т 0.502.01.000 – на сумму контракта с учетом экономии.

Рис.15

3.3 Конкурсные процедуры завершены отказом от заключения договора

В этом случае следует внести изменения в документ «План-график финансирования обязательства» с помощью кнопки «Изменить план финансирования», расположенной на закладке «План финансирования /Сроки, суммы» в карточке договора.

В документе «План-график финансирования обязательства» в графе «Изменения:» следует ввести сумму контракта и количество (если есть) со знаком «минус» так, чтобы с учетом изменений план-график был обнулен. (Рис. 16)

Рис. 16

И далее, на основании документа «План-график финансирования обязательства» с изменениями ввести документ «Принятое бюджетное обязательство», в котором выбрать операцию «Принимаемое обязательство (конкурсные процедуры)». В табличной части документа «Принятое бюджетное обязательство» будет автоматически заполнена начальная цена контракта со знаком «минус» (Рис. 17)

Рис. 17

При проведении документа будут сформированы записи по сторнированию всей суммы ранее принятого бюджетного обязательства: Д-т 0.501.03.000, К-т 0.502.07.000 Сторно (сумма указывается с минусом). (Рис. 18)

Рис. 18

Сформируем отчетность по обязательствам: форма 0503128 «Отчет о принятых бюджетных обязательствах» за 3 квартал и 4 квартал 2015 года. Чтобы наглядно увидеть, как заполняются формы по графам, если конкурсная процедура началась в конце одного квартала, а заканчивается в следующем. (Рис. 19 и Рис. 20)

Рис. 19

Рис. 20

Так же в конце года к перечню сдаваемых отчетов присоединится новая форма «Сведения о принятых и неисполненных обязательствах получателя бюджетных средств» (ф. 0503175) (Рис. 21)

Рис. 21

А теперь рассмотрим на примере бюджетного (автономного) учреждения учет обязательств в 1С ПП «1C: Бухгалтерия государственного учреждения 8».

Бюджетное (автономное)  учреждение «Центральный клинический госпиталь» 25.09.2015 размещает извещение о проведении конкурсной процедуры на проведение исследовательских работ с максимальной ценой контракта 400 000 рублей. Рассмотреть 3 возможных варианта развития событий по заключению государственного контракта: 10.11.2015 заключен государственный контракт на проведение исследовательских работ с ООО «Линейка» на максимальную сумму,  10.11.2015 заключен государственный контракт на проведение исследование работ с ООО «Линейка» на сумму 355 000 рублей,  15.10.2015 конкурсная комиссия отклонила по объективным причинам заявки поставщиков и конкурс признан несостоявшимся.

Воспользуемся планом для отражения данных хозяйственных операций в программе.

1.  Размещение заказа на поставку товаров, выполнение работ, услуг.

На основании извещения о проведении конкурса открываем справочник «Договоры» и создаем новый элемент – договор без указания в нем контрагента (так как поставщик услуг нам пока не известен). (Рис. 22)

Рис. 22

2. Регистрация обязательства по объявленной начальной цене контракта

В момент размещения извещения на сайте мы регистрируем обязательство по начальной цене контракта, объявленной в конкурсной документации, то есть на 400 000 рублей.

Для этого в программе необходимо завести для созданного договора «План-график финансирования обязательства», перейдя на вторую закладку «План финансирования / Сроки, суммы» созданного договора. Справа видим кнопку «Ввести план финансирования».

В табличной части документа «План-график финансирования обязательства» следует ввести информацию о планируемой (начальной) сумме контракта, о финансировании сумм и предмете обязательства. (Рис. 23)

Рис. 23

Далее пользуясь вводом документа на основании договора с заполненным планом-графиком финансирования следует ввести документ «Принятое обязательство», в котором выбираем операцию на «Принимаемое обязательство (конкурсные процедуры)». (Рис. 24)

Рис. 24

 При проведении документа будут сформированы следующие бухгалтерские записи по принятию обязательств для получателей субсидий. (Рис. 25)

Рис. 25

3. Принятие расходного обязательства по результатам конкурсной процедуры

После того как конкурсная процедура завершена (поставщик определен и заключен договор, либо таковая не состоялась), следует принять суммы расходных обязательств по результатам конкурсной процедуры.

Для этого в программе следует открыть ранее созданный элемент справочника «Договоры и иные основания возникновения обязательств», по которому уже было зарегистрировано обязательство в момент размещения извещения о проведении конкурсной процедуры. Далее рассмотрим все три варианта исхода событий:

3.1 Конкурсные процедуры завершены заключением договора по начальной (максимальной) цене:

В этом случае в карточке договора следует заполнить реквизит «Контрагент» и на закладке «Обязательство» указать реквизиты заключенного договора. (Рис. 26)

Рис. 26

Так как контракт заключен по начальной (максимальной) цене, объявленной в конкурсной документации (экономии нет), то на основании договора следует ввести документ «Принятое обязательство» с операцией «Принятие обязательства по завершению конкурсных процедур», сумма контракта будет заполнена автоматически. (Рис. 27)

Рис. 27

При проведении документа будут сформированы бухгалтерские записи по принятию обязательств (Рис. 28): Д-т 0 502.07.000, К-т 0 502.01.000.

Рис. 28

 3.2 Конкурсные процедуры завершены с экономией

Если в результате конкурсных процедур был заключен договор на сумму, меньше заявленной, в карточке договора следует заполнить реквизит «Контрагент» и на закладке «Обязательство» указать реквизиты заключенного договора. (Рис. 26)

Далее следует выполнить 3 шага:

1. На сумму сложившейся экономии изменить План-график финансирования обязательства.

2. Уменьшить принятое ранее обязательство на сумму экономии.

3. Принять обязательство на сумму заключенного договора.

3.2.1. Изменение Плана-графика финансирования обязательства на сумму экономии

Для изменения Плана-графика финансирования обязательства в карточке договора следует нажать кнопку «Изменить план финансирования» на закладке «План финансирования /Сроки, суммы».

В новом документе «План-график финансирования обязательства» в графе «Изменения:» следует ввести сумму экономии со знаком «минус» и провести документ (кнопка «ОК»). (Рис. 29)

Рис. 29

Если документ План-график финансирования обязательства содержит несколько строк (по периодам плана или аналитике), сумму экономии следует разделить согласно условиям контракта или пропорционально на все строки плана-графика.

3.2.2. Уменьшение принимаемого обязательства на сумму экономии

На основании договора (или измененного документа «План-график финансирования обязательства», в котором зарегистрирована сумма экономии) следует ввести документ «Принятое обязательство» с операцией «Экономия по результатам конкурсных процедур». (Рис. 30)

Рис. 30

При проведении документа «Принятое обязательство» будут сформированы бухгалтерские записи по отражению экономии по результатам проведения конкурса (Рис.31): Д-т 0.502.07.000, К-т 0.506.10.000 – на сумму экономии.

Рис. 31

3.2.3. Принятие обязательства на сумму договора (контракта)

Для отражения принятия обязательств по сложившейся по результатам конкурса стоимости закупаемых товарно-материальных ценностей, работ, услуг на основании договора, для которого был изменен план-график финансирования на сумму экономии (или на основании документа «План-график финансирования обязательства» с изменениями), следует ввести документ «Принятое обязательство» с операцией «Принятие обязательства по завершению конкурсных процедур». (Рис. 32)

Рис. 32

При проведении документа формируются бухгалтерские записи по принятию обязательств (Рис. 33): Д-т 0.502.07.000, К-т 0.502.01.000 – на сумму контракта с учетом экономии.

Рис. 33

3.3 Конкурсные процедуры завершены отказом от заключения договора

В этом случае следует внести изменения в документ «План-график финансирования обязательства» с помощью кнопки «Изменить план финансирования», расположенной на закладке «План финансирования /Сроки, суммы» в карточке договора.

В документе «План-график финансирования обязательства» в графе «Изменения:» следует ввести сумму контракта и количество (если есть) со знаком «минус» так, чтобы с учетом изменений план-график был обнулен. (Рис. 34)

Рис. 34

И далее, на основании документа «План-график финансирования обязательства» с изменениями ввести документ «Принятое обязательство», в котором выбрать операцию «Принимаемое обязательство (конкурсные процедуры)». В табличной части документа «Принятое обязательство» будет автоматически заполнена начальная цена контракта со знаком «минус». (Рис. 35)

Рис. 35

При проведении документа будут сформированы записи по сторнированию всей суммы ранее принятого бюджетного обязательства: Д-т 0.506.00.000, К-т 0.502.07.000 Сторно (сумма указывается с минусом). (Рис. 36)

Рис. 36

Сформируем отчетность по обязательствам: форма 0503738 «Отчет об обязательствах» за 3 квартал и 4 квартал 2015 года. Чтобы наглядно увидеть, как заполняются формы по графам, если конкурсная процедура началась в конце одного квартала, а заканчивается в следующем. (Рис. 37 и Рис. 38)

Рис. 37

Рис. 38

Так же в конце года к перечню сдаваемых отчетов присоединится новая форма «Сведения о принятых и неисполненных обязательствах получателя бюджетных средств» (ф. 0503775) (Рис. 39)

Рис. 39