Декабрь 2014 г.

Прием на работу – один из первых этапов, с которого начинается работа кадровой службы с новым сотрудником в информационной базе. В этой статье мы рассмотрим как правильно и наиболее полно заполнить данные о сотруднике и его рабочем месте, а также отличия от предыдущей редакции «1С: Зарплата и управление персоналом». 

Пример: Необходимо оформить по основному месту работы сотрудника Степанова Андрея Павловича в ООО «Интех» в Бухгалтерию на должность бухгалтера с 01.12.2014. Установить оклад в размере 15000 рублей и премию в размере 15%. График работы установлен – пятидневная рабочая неделя с 8-часовым рабочим днем. 

Оформление сотрудника в новой редакции происходит в два этапа:

• Создание нового сотрудника;

• Оформление кадрового приказа о приеме на работу.

Для создания нового сотрудника нужно зайти в меню «Кадры», в разделе «Создать» выбрать ссылку «Сотрудник» (см. рис. 1) 

  

Рис. 1 

Заполняем основные данные сотрудника: фамилия, имя и отчество – заполняется в одном поле и распределяется автоматически, пол, дату рождения, ИНН и номер СНИЛС (см. рис. 2).

 

 

Рис. 2 

Если ввести в базу сотрудника с такими же фамилией, именем и отчеством, какие уже есть в базе, то будет выдано предупреждающее сообщение (см. рис. 3):

 

 

Рис. 3 

В этом случае нужно обязательно убедиться, что нового сотрудника нет ранее введенных данных, и тогда нажать кнопку «Нет, это – другой человек», что позволит создать новый элемент. Если же мы пытаемся ввести данные сотрудника, уже имеющиеся в базе, то необходимо нажать на кнопку «Да, это тот, кто мне нужен», тем самым мы избежим неправильного формирования данных по сотруднику.

В новой версии из окна сотрудника можно напрямую ввести и посмотреть всю информацию о человеке. Принцип формирования нескольких записей о сотруднике для каждого места работы сохраняется, как физическое лицо он должен быть введен только один раз.

Продолжаем заполнять личные данные сотрудника (переходим из основного окна по гиперссылке «Личные данные»): устанавливаем место рождения, адреса и телефоны, данные о гражданстве, об удостоверении личности. Для ввода адресов обязательно использование адресного классификатора для последующего правильного формирования отчетности. При ручном вводе адреса он будет подсвечен красным цветом. Так как данные о гражданстве и документах являются периодическими, то есть мы можем просматривать историю их изменения со временем, то нужно корректно указывать дату начала действия данных – в нашем случае это будет дата приема (см. рис. 4).

 

 

Рис. 4 

При переходе через гиперссылку «Образование, квалификация» переходим в новое окно и вводим данные об образовании, профессии, владении языками, научных трудах и изобретениях, степенях и званиях (см. рис.5): 

 

 

Рис. 5 

Следом вводим данные о семье: состояние в браке, состав семьи (см. рис. 6) и трудовой деятельности: сведения о стажах, местах работы, наградах (см. рис. 7).

 

 

Рис. 6 

   

Рис. 7 

В случае необходимости вводятся данные о воинском учете (см. рис. 8).

 

 

Рис. 8 

При записи сотрудника будет записана следующая информация:

• Сформирован табельный номер сотрудника – по умолчанию будет предложен следующий по порядку табельный номер, который не был использован до этого;

• Создан элемент в справочнике «Физическое лицо» - если мы не выбирали запись из уже существующих;

• Создан элемент в справочнике «Сотрудники», для которого в дальнейшем будет оформлен кадровый приказ.

Следующим этапом нам необходимо оформить прием на работу. Для этого, оставаясь в созданном элементе, нужно нажать по порядку кнопки «Оформить документ» -> «Кадры» -> «Прием на работу» (см. рис. 9).

 

 

Рис. 9

 

Заполняем документ (см. рис. 10):

• Указываем дату приказа, номер приказу будет присвоен автоматически;

• Выбираем подразделение, в которое принимаем сотрудника из справочника «Подразделения»;

 

 

Рис. 10 

• Выбираем должность либо из справочника «Должности», либо из справочника «Штатное расписание» - в зависимости от настроек системы (см. рис. 11); 

 

 

Рис. 11 

• Выбираем график работы из справочника «Графики работы сотрудников», либо он будет выбран автоматически по данным штатного расписания;

• Указываем количество ставок, дату приема, длительность испытательного срока;

• В поле «Вид занятости» выбираем из предложенного списка: «Основное место работы», «Внешнее совместительство», «Внутреннее совместительство».;

• На закладке «Трудовой договор» заполняются данные о номере и дате договора, для срочного договора – срок заключения и основание, которое выбирается из справочника «Основания заключения срочных трудовых договоров», а так же иные условия (см. рис. 12);

   

Рис. 12 

• На закладке «Оплата труда» заполняются данные об основных начислениях сотрудника, которые могут быть заполнены на основании штатного расписания или введены вручную;

• В разделе «Доп.тарифы, коэффициенты» заполняются данные о тарифах, которые могут быть впоследствии использованы для расчетов сотрудника, отличных от основных (например, отдельная ставка оплаты водителям на время ремонта – это особенность новой версии программы);

• Можно настроить вариант определения суммы аванса: Фиксированной суммой (указывается сразу), Процентом от тарифа (указывается процент, который будет выплачен от общего ФОТ сотрудника), Расчетом за первую половину месяца;

• Также сотруднику можно определить особый порядок перерасчета месячной тарифной ставки в часовую (см. рис. 13); 

 

 

Рис. 13

 

Из документа «Прием на работу» можно сформировать типовую печатную форму кадрового приказа (см. рис. 14):

 

 

Рис. 14 

Если типовая форма Вас не устраивает, то вы можете изменить макет приказа (раздел «Администрирование» -> «Печатные формы, отчеты и обработки» -> «Макеты печатных форм» или в печатной форме документа через раздел «Еще» -> «Изменить макет»). Также можно вывести на печать вариант обычного трудового договора с сотрудником и трудовой договор при дистанционной работе.

 

После проведения документа данные о трудовом договоре и  текущем месте работы отражаются в форме сотрудника (см. рис. 15) 

 

Рис. 15 

Кроме того, в форме сотрудника появляется возможность ввести дополнительные данные о сотруднике.

1)    Данные о страховании (см. рис. 16):

• Гражданство сотрудника и период его действия: по умолчанию указывается «Гражданин Российской Федерации», также в соответствии в предоставленными документами можно указать «Иностранец, временно пребывающий на территории РФ», «Иностранец, временно проживающий на территории РФ», «Иностранец, постоянно проживающий на территории РФ», «Высококвалифицированный иностранный специалист или член его семьи, постоянно проживающий на территории РФ», «Высококвалифицированный иностранный специалист или член его семьи, временно проживающий на территории РФ». В зависимости от указанного значения будут автоматически определяться правила начисления страховых взносов в соответствии с законодательством;

• Сведения об инвалидности и сроки действия этих данных;

• Сведения о льготах при начислении пособий – обязательно нужно указать причину льготы, если таковая имеется.

   

Рис. 16

2) Обозначить способ выплаты зарплаты сотруднику – значение по умолчанию настраивается в учетной политике организации, кроме того каждому сотруднику можно указать свой собственный вариант выплаты зарплаты, заполнив соответствующие графы (см. рис. 17). Дополнительно здесь можно указать способ отражения основной зарплаты сотрудника.

   

Рис. 17

3) По следующей гиперссылке мы переходим в окно ввода данных о вычетах сотрудника (как стандартных, так и имущественных), а также о статусе налогоплательщика и периоде его действия. Здесь же при необходимости можно ввести данные о заработке с предыдущего места работы (см. рис. 18).  

   

Рис. 18 

Рис. 19