Октябрь 2013 г.

Штатное расписание — это нормативный документ предприятия, оформляющий структуру, штатный состав и численность организации с указанием заработной платы, в зависимости от занимаемой должности. К данному документу прикреплена унифицированная форма Т-3. Разрабатывает штатное расписание юридический отдел или отдел кадров. Если предприятие небольшое разрабатывать может бухгалтерия или сам руководитель. Затем эта форма утверждается приказом или распоряжением руководителя предприятия.

В соответствии со статьей 68 Трудового Кодекса Российской Федерации, вновь принимаемые работники должны под роспись ознакомиться со штатным расписанием предприятия.

При внесении в штатное расписание каких-либо изменений форму нужно заново утвердить у руководителя соответствующим документом. Работники, которых касаются изменения в штатном расписании, должны  быть также ознакомлены с этим под роспись.

Подробно рассмотрим как реализован механизм работы со штатным расписанием в программе  «1С:Зарплата и управление персоналом» (далее 1С).

Чтобы сформировать штатное расписание в 1С заходим в меню «Кадровый учет/ Штатное расписание» либо на закладку рабочего стола «Кадровый учет».

Если в конфигурации ведется учет по нескольким организациям, тогда при открытии указанной формы выбираем учреждение, для которого будет вводиться штатное расписание.

Сформировать штатное расписание можно несколькими способами.

Заполнение  «по текущей расстановке сотрудников» удобно использовать, если в программу уже занесены сотрудники, которые работают на предприятии. В этом случае в табличную часть формы их должности попадают автоматически.

Если сотрудников еще нет, новые должности вносятся, как новые элементы. Для этого выбираем подразделение организации, по которому предполагается ввести штатные единицы и по кнопке «добавить» вводим должность (рис.1).

Рис.1.

Каждая новая должность включает: количество ставок; вид тарифной ставки (месячная, дневная, часовая); ее минимальный и максимальный размер и валюту; условия труда для автоматического формирования отчетности в ПФР; график работы для подсчета месячного фонда оплаты труда для работников с часовой тарифной ставкой; список надбавок, предусмотренных для работников, занимающих данную должность. Надбавку имеет смысл включать в штатное расписание в том случае, если она входит в месячный фонд оплаты труда и будет рассчитываться для любого человека, принимаемого в данное подразделение на данную должность. Если же надбавка сотрудника носит персональный характер, то ее следует включать в трудовой договор, либо назначить кадровыми документами непосредственно при приеме на работу.

При создании штатной единицы указывается дата, с которой утверждено штатное расписание в поле «строка штатного расписания действует…». 

Рис. 2.

На закладке «Дополнительно» можно указать описание должности, ее обязанности и требования к знаниям и квалификации.

Для того чтобы ввести новую информацию по существующей штатной единице не нужно удалять либо изменять введенные ранее значения. Добавлением (или копированием) создается новая должность. Корректируется изменившаяся информация по штанной единице и проставляется дата, с которой эти  изменения вступили в действие.

В случае, если штатная единица приказом организации упразднена, тогда необходимо создать эту штатную единицу  с указанием «количество ставок» равным 0 и в поле  «строка штатного расписания действует» указать дату изменения.   

Историю штатного расписания можно посмотреть по кнопке «История» либо в отчетах по штатному расписанию, формируя их на разные даты.

После того, как штатное расписание в 1С сделано, можно сформировать его печатные формы: унифицированную форму Т-3, штатную расстановку и анализ штатного расписания. Сделать это можно по кнопке печать (см.рис. 3).

Рис. 3.

Для того, чтобы программа контролировала соблюдения штатного расписания можно сделать дополнительные настройки. Для этого заходим на закладку «Предприятие», выбираем «Настройку параметры учета» и на закладке «Кадровый учет» этой формы, ставим одну или две галочки. Программа может контролировать количество ставок, т.е. проверять есть ли свободная должность для вновь принимаемого сотрудника, а также размеры ставок. Это означает контроль за соответствием оклада в штатном расписание и его размером, устанавливаемом в приказе на сотрудника. В настройке можно установить какую-то одну или сразу обе галочки.

Рис. 4.

Штатное расписание имеет большое значение для эффективного использования работников. Оно дает возможность сравнивать подразделения по численности сотрудников, квалификации, уровню оплаты. Может быть использовано при анализе загрузки работников, объема выполняемых работ, уточнению должностных инструкций, а также оценить целесообразности существующей структуры организации.