Сентябрь 2016 г.

Согласно пункту 162 Инструкции по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета, утвержденной Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н в редакции приказа Минфина России от 29.08.2014 № 89н, далее – Инструкция № 157н, счет 20103 «Денежные средства учреждения в пути» предназначен для учета операций по движению денежных средств учреждения в валюте Российской Федерации и в иностранной валюте в пути. Денежными средствами в пути в целях бухгалтерского учета и настоящей Инструкции признаются денежные средства, перечисленные учреждению, зачисленные не в один операционный день, а также средства, переведенные с одного счета учреждения на другой счет, в том числе при осуществлении операций с использованием (дебетовых) банковских карт, при условии перечисления (зачисления) денежных средств не в один операционный день.

Пунктом 155 Инструкции № 157н установлено, что группировка операций по счетам 201.00 осуществляется в разрезе: 10 «Денежные средства на лицевых счетах учреждения в органе казначейства»; 20 «Денежные средства учреждения в кредитной организации».

Согласно Плану счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений денежные средства учреждения в кредитной организации в пути учитываются на счете 201.23 «Денежные средства учреждения в кредитной организации в пути».

В соответствии с этим в плане счетов программы «1С: Бухгалтерия государственного учреждения 8» для бюджетных, а также казенных и автономных учреждений применяется счет 201.23 «Денежные средства учреждения в кредитной организации в пути». (Рис.1)

Рис. 1

Итак, для того чтобы понять, в каком случае используется счет 201.23 «Денежные средства учреждения в кредитной организации в пути», а в каком нет, рассмотрим две ситуации. Так же отразим их в программе «1С: Бухгалтерия государственного учреждения 8» редакции 1.0.

Снятие наличных денежных средств через банкомат в кассу

Снятие наличных денежных средств через банкомат в кассу оформляется двумя документами:

1.       «Заявка на наличные (банковская карта)»;

2.      «Приходный кассовый ордер»

Создание документа «Заявка на наличные (банковская карта)». Пункт меню «Казначейство/Банк». (Рис. 2)

Рис. 2

Заполняем закладку «Заявка», создаем банковскую карту в справочнике «Банковские карты». (Рис. 3)

Рис. 3

Заполняем табличную часть на закладке «Расшифровка». (Рис. 4)

Рис. 4

И для проведения документа заполняем закладку «Исполнение». (Рис. 5)

Рис. 5

После этого проводим документ и посмотрим проводки, сформированные этим документом. (Рис. 6)     

Рис. 6

Далее оформляем второй документ – приходный ордер с операцией «Поступление наличных д/с со счета 40116(210.03)» . (Рис. 7 и 8)

Рис. 7

Рис. 8

Заполняем табличную часть на закладке «Бухгалтерские записи» и проводим документ.

Рис. 9

Посмотрим проводки, сформированные этим документом. (Рис. 10)

Рис. 10

Внесение наличных денежных средств через банкомат на счет учреждения

Для внесения наличных денежных средств через банкомат на счет учреждения необходимо отразить хозяйственные операции следующими документами:

1.      Расходный кассовый ордер;

2.      Операция бухгалтерская;

3.      Кассовое поступление.

Первый документ, который мы должны сформировать в данном случае, – это расходный ордер с операцией «Инкассация на банковский счет (201.23)», его можно найти в меню «Касса». (Рис. 11)

Рис. 11

Заполняем документ. Обратите внимание, что в поле «Лицевой счет» требуется указать лицевой счет, открытый в банке. (Рис. 12)

Рис. 12

Посмотрим проводки, сформированные этим документом. (Рис. 13)

Рис. 13

Следующий документ – операция бухгалтерская. В ней отражаем хозяйственные операцию по зачислению денежных средств на счет № 40116 через банкомат с использованием дебетовой банковской карты, открытой к счету № 40116. (Рис. 14)

Рис. 14

Добавляем новый документ, заполняем табличную часть. В типовых документах проводки по забалансовым счетам формируются автоматически, в операции бухгалтерской такие проводки нужно делать самостоятельно. (Рис. 15)  

Рис. 15

И последний документ в данной цепочке – это «Кассовое поступление» с видом операции «Поступление наличных в счет восстановления расходов (210.03)» (меню «Казначейство/Банк»). (Рис. 16) 

Рис. 16

Заполняем документ необходимыми реквизитами. (Рис. 17)   

Рис. 17

Посмотрим проводки, сформированные этим документом. (Рис. 18)

Рис. 18

Таким образом, при снятии наличных денежных средств с дебетовой карты счет 201.23 не используется, а при внесении средств на счет через карту применяются счета 210.03 и 201.23.

Так же в связи с введением дебетовых карт стал актуальным вопрос учета остатков на дебетовых картах, открытых к счету № 40116. Дело в том, что в отличие от перечисления сумм под отчет на личные карты сотрудников (Дебет 208.00 – Кредит 304.05(201.11)) перечисление денежных средств на дебетовую карту, открытую к счету № 40116 (Дебет 210.03, Кредит-т 304.05 (201.11)), не является выдачей аванса под отчет.

Согласно пункту 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии - руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.

Таким образом, неизрасходованные подотчетным лицом денежные средства, полученные в банкомате или в специальном пункте выдачи, должны быть возвращены на банковскую карту в банкоматах и в пунктах выдачи наличных.

Согласно пункту 230 Инструкции № 157н, для учета расчетов учреждения с органом Федерального казначейства (финансовым органом соответствующего бюджета), возникающих по операциям с наличными денежными средствами, предназначен счет 210.03 «Расчеты с финансовым органом по наличным денежным средствам».

Следует отметить, что сумма на дебетовых картах, открытых к счету № 40116, учитываемая на счете 210.03, не является подотчетной суммой. Подотчетная сумма появляется только в момент снятия подотчетным лицом денег с карты в банкомате (в специальном пункте выдачи) либо при оплате картой товаров, работ и услуг (Дебет 208.00, Кредит 210.03). Только к этим суммам применяются правила, действующие для сумм, выданных подотчет (т.е. необходимость возврата остатка подотчетных сумм в случае закрытия авансового отчета и наличия такого остатка).

В связи с этим рекомендуется прописать в Положении о документообороте правовые отношения с подотчетным лицом, пока средства находятся на такой карте, например, при предоставлении авансового отчета работник сдает карточку в бухгалтерию и получает ее вновь при необходимости произвести расходы.

Во избежание правовых коллизий, такие карты лучше использовать как карты кассира, т.е. кассир перечисляет деньги на карту и по необходимости снимает средства, приходует их в кассу и выдает в подотчет. Либо перечислять средства под отчет на личные карты сотрудников.

Инструкцией № 157н по счету 210.03 «Расчеты с финансовым органом по наличным денежным средствам» не предусмотрено ведение аналитического учета по подотчетным лицам (банковским картам), а также по КОСГУ. Даже, если вы организуете аналитический учет по счету 210.03 по банковским картам, получить информацию об остатках средств на счете 210.03 в разрезе банковских карт по КОСГУ не представляется возможным.

Если необходимо видеть информацию в таком разрезе, то в программе «1С: Бухгалтерия государственного учреждения 8» можно открыть служебный забалансовый счет, например, БК, с субконто «Банковские карты» типа справочник «Банковские карты» и установить по нему учет по КПС и КЭК. (Рис. 19 – 20)

Рис. 19

Рис. 20

В типовой конфигурации программы корреспонденции Дебет 208.00 – Кредит 210.03 вводятся в документе «Операция (бухгалтерская)».  Если в документе «Операция (бухгалтерская)» с такими корреспонденциями формировать дополнительные записи по служебному счету БК, это позволит получать информацию об остатках средств на картах в разрезе КПС и КОСГУ из стандартных отчетов - оборотно-сальдовая ведомость по счету, карточка счета и др. (Рис. 21 - 23)

Рис. 21

Рис. 22

Рис. 23

 Поэтому не требуется перечислять остаток подотчетной суммы со счета № 40116 на лицевой счет учреждения.