Во второй части статьи рассмотрим принцип создания «Заявок на расходование денежных средств», прохождения её по маршруту согласования и выдачу денежных средств по созданной заявке.
Рассмотрим на примере:

1. Бухгалтер по закупкам формирует заявку на расходование денежных средств, для того чтобы осуществить предоплату поставщику ИП Добронравов за поставку материалов;
2. Финансовый директор должен рассмотреть и утвердить заявку;
3. Бухгалтер по закупкам на основании утверждённой заявки формирует расходный кассовый ордер (без отметки «Оплачено», но с отметкой «Отразить в оперативном учёте»);
4. Старший кассир, проверив расходный кассовый ордер, выдаёт денежные средства (и проставляет в документе отметку «Оплачено»);
5. Бухгалтер кассовых операций проверяет расходный кассовый ордер, (устанавливает галочку отражения в БУ и НУ, чтобы сформировались проводки по бухгалтерскому и налоговому учёту).

Для удобства отражения операций переключим интерфейс на «Управление денежными средствами».
Перед началом работы с заявками на расходование денежных средств требуется ввести всю справочную информацию. Первое, что требуется заполнить, это регистр сведений «Настройки согласования заявок на расходование денежных средств». В «Настройке согласования заявок» указываются организации, для которых применяется данный механизм, и дата начала использования механизма согласования. Эта настройка нужна для того, чтобы программа смогла определить, что у организации ООО «СтройТорг» с 01.01.2013 года будет применяться механизм согласования заявок на расходования денежных средств.

Также требуется произвести настройку маршрутов согласования (рис. 2). Данная настройка указывается в регистре сведений «Настройки начала маршрутов согласования»: определяется соответствие маршрутов согласования - подразделениям. В маршруте согласования (справочник «Маршруты согласования») указывается этап и перечень согласующих лиц на данном этапе. В нашем примере, созданная заявка сначала должна будет пройти один этап согласования у финансового директора.

Также нужно настроить регистр сведений «Настройка согласования заявок на расходование денежных средств» (рис. 1) и определить этапы (маршрут) согласования заявок (рис. 2) 

Рис. 1

Рис. 2

Маршрут согласования заявки определяется в соответствии с настройками и в зависимости от указанного в заявке подразделения.

Обратите внимание, что одному подразделению должен соответствовать только один маршрут согласования. На каждое подразделение нужно прописывать маршрут согласования, иначе процесс согласования для всех заявок, которые созданы по данному подразделению, не будет вступать в силу.

1. Бухгалтер по закупкам создаёт документ «Заявка на расходование средств».

В выбранном нами интерфейсе «Управление денежными средствами» переходим к пункту меню «Планирование» - «Заявки» - «Заявка на расходование средств» (рис. 3). Создадим «Заявку на расходование средств»  с видом состояния «Подготовлен» (рис. 5) 

Рис. 3

У Заявки существует несколько видов операций, которые повторяют виды операций «Расходного кассового ордера» и «Платежное поручение исходящее» (рис. 4)

Рис. 4

Рис. 5

В «Заявке на расходование средств» на закладке «Расчеты с контрагентами» указывается основная информация: контрагент, на оплату которому требуется выдать денежные средства, а также договор, сумма, организация, подразделение и состояние.

На закладке «Описание» можно указать дополнительную информацию в произвольной форме.

На закладке «Размещение» предусмотрена возможность резервирования и размещения денежных средств (рис. 6). Это означает, что в нашем примере бухгалтер по закупкам может зарезервировать денежные средства для того, чтобы оплатить аванс поставщику, и указать, из какой кассы будет производиться выдача денежных средств. Параметры резервирования и размещения могут быть заполнены автоматически. Для этого в документе предназначены флаги «Автоматическое резервирование» и «Автоматическое размещение».  Если эти флаги установлены, то графу «Место размещения» можно заполнить автоматически при нажатии на кнопку «Заполнить и провести». Схему автоматического и ручного размещения можно совмещать.

Рис. 6

Данные на закладке «Бюджетирование» могут использоваться как связующее звено между подсистемой бюджетирование и подсистемой управления денежными средствами. Сведения, отражаемые на данной закладке, служат для контроля над объемом планируемых к выдаче денежным средств в соответствии с запланированной величиной бюджета (рис. 7).

Рис. 7

Поскольку у бухгалтера по закупкам ограничены права доступа, то он может в документе «Заявка на расходование средств» поставить только статус «Подготовлен», а такие статусы как: «Утверждён», «Отложен», «Согласован», «Отклонён» проставляются пользователями, ответственными за утверждение заявки. 

2. Финансовый директор рассматривает и утверждает заявку на расход денежных средств на сумму 120 000 р.

Список заявок, требующих рассмотрения, финансовый директор может проанализировать при помощи обработки «Состояние согласования заявок» (рис. 8).

Рис. 8

При запуске обработки «Состояние согласования заявок» в ней отображается список всех заявок, сгруппированных по определённым статусам (состояниям), таким как: «Подготовлен», «Утверждён», «Отложен», «Согласован», «Отклонён». Для удобства, можно сделать отбор «Настройка периода» по кнопке , например за день, неделю, месяц, декаду, квартал, полугодие, год и т.д., и тогда, из всех заявок останутся только те, которые попадают в заданный период.

Для того, чтобы в заявках на расходование средств изменить состояние, например, с «Подготовлен» на «Утверждён», нужно воспользоваться ещё одной обработкой («Состояние заявок»).

В данной обработке можно отобрать из общего списка заявок, например, заявки со статусом «Ожидают согласования», «Отложены», «Ожидают согласования на предыдущих этапах», «Обработки» (рис. 9).

Рис. 9

В обработке выводится список несогласованных заявок и в ней можно изменить статус заявки (рис. 10). Перейти к данной обработке можно через пункт меню «Планирование» - «Заявки» - «Согласование заявок». 

Рис. 10

Финансовый директор может «Согласовать» Заявку на расходование денежных средств, «Отложить» или «Отклонить» её. При выборе «Изменить состояние» - «Согласовать» галочками отмечаются те заявки, которые необходимо утвердить. Оставшиеся заявки, которые стояли в очереди, можно посмотреть в журнале документов «Согласование заявок».

Если заявка не прошла маршрут согласования (состояние заявки не "Утвержден"), то на её основании нельзя оформить платежный документ.

Если заявка начала проходить по маршруту согласования, то изменить заявку может:

• Пользователь, на согласовании у которого в настоящий момент находится заявка;

• Пользователи, согласующие заявку на вышестоящих этапах согласования.

Другие пользователи изменить заявку не могут.

Если заявка находится в состоянии "Утвержден", то она недоступна для изменения (становится неактивной для редактирования), поэтому у бухгалтера по закупкам в заявке поля становятся серым цветом и их нельзя изменить. 

3. На основании утверждённой заявки бухгалтер по закупкам оформляет расходный кассовый ордер с видом операции «Оплата поставщику» без отметки «Оплачено» на выдачу аванса поставщику ИП Добронравов (рис.11)

Рис. 11

Обратите внимание, что в расходном кассовом ордере, созданном бухгалтером по закупкам, ставится только галочка «Отразить в управленческом учёте» и «Отразить в оперативном учёте». Галочку «Оплачено» должен поставить старший кассир после того, как проверит правильность формирования расходного кассового ордера. Также в расходном кассовом ордере указываем, на основании какой заявки мы его формируем.

Если в расходном кассовом ордере стоят галочки только по управленческому учету, то такой документ проводок (бухгалтерских записей) не формирует. Но делает записи по регистрам накопления: «Денежные средства к списанию» и «Расчеты с контрагентами» (рис. 12). Данная информация попадает в отчет «Платежный календарь» в раздел «Неоплаченные исходящие документы» (рис. 13).

Рис. 12

Рис. 13

4. Старший кассир проверяет расходный кассовый ордер, устанавливает в нём галочку «Оплачено» и выдаёт наличные денежные средства. 

После того как расходный кассовый ордер Оплачен, поля в документе становятся серыми и недоступны для редактирования бухгалтеру по закупкам и остальным участникам нашего примера. В зависимости от того, какие права доступа настроены для конкретного пользователя, им могут быть доступны для редактирования те или иные документы, поля в документах и т.д.

Примечание: Если расходных кассовых много, и в каждом нужно проставить галочку «Оплачено», можно воспользоваться групповой обработкой справочников и документов (пункт меню «Сервис»). Перейти к данной обработке можно, перейдя к полному интерфейсу, пункт меню «Сервис» (рис. 14).

Рис. 14

Чтобы менять реквизиты, по кнопке «Настройка» должен быть установлен флаг «Разрешить изменение реквизитов объектов». Для удобства анализа установим флаг «Показывать все колонки» (рис.15).

Рис. 15

Групповой обработкой мы хотим в расходном кассовом ордере проставить флаг «Оплачено». Для этого в разделе «Отбор» групповой обработки указываем организацию ООО «СтройТорг»; отбираем только проведённые документы за период с 01.01.2013 по 21.01.2013 г. с вариантом «Оплачено» - «Нет».

При нажатии кнопки «Отобрать» на закладке «Обработка» появятся документы, в которых нужно поставить отметку «Оплачено» (рис. 16). В строке «Действие» выбрать «Изменить реквизит[Ссылка.Оплачено]  - Установить. И «Выполнить».

Рис. 16

После изменения значения реквизита нужно перепровести изменённые документы: в поле «Действие» выбрать «Изменить: [Проведение документов] – Установить  - «Выполнить» (см. рис. 17).

Рис. 17

5. Бухгалтер кассовых операций проверяет расходный кассовый ордер, (устанавливает галочку отражения в БУ и НУ, чтобы сформировались проводки по бухгалтерскому и налоговому учёту).

Далее, например, в конце рабочего дня бухгалтер кассовых операций проверяет все расходные кассовые ордера, которые имеют отметку «Оплачено», и проставляет в документе галочки БУ и НУ для того, чтобы документ сформировал проводки по бухгалтерскому и налоговому учётам. (рис. 18)

Рис. 18

Примечание: если расходных кассовых ордеров, в которых нужно проставить галочки БУ и НУ, будет много, то можно воспользоваться «Групповой обработкой справочников и документов» (рис. 19).

Рис. 19

В групповой обработке справочников и документов отбираем документы «Расходный кассовый ордер [ТЧ: Расшифровка платежа]», в табличной части которых, нужно проставить галочку «Отражать в БУ».

В поле «Отбор» указываем, по какой организации нужно отобрать документы, указываем, что нас интересуют только проведённые документы за интервал от 01.01.2013 по 21.01.2013 г. (а также расходные кассовые ордера, в которых не стоит галочка «Отражать в бухгалтерском учете»). После заполнения всех параметров нажимаем кнопку «Отобрать»: будет произведен отбор документов, которые соответствуют указанным условиям. В нижнем части окна обработки выбираем «Изменить реквизит»- «Отражать в бухгалтерском учёте» - «Установить» и нажимаем кнопку «Выполнить». После того как документы обработаются, нужно их перепровести (рис. 16). Затем требуется повторить то же самое, но уже для установки галочки «Отражать в налоговом учете»

При проведении документа «Расходный кассовый ордер» формируются не только движения по счетам учета, но и по регистрам (рис. 20, 21)

Рис. 20

Рис. 21